Buchzentrum Olten: „Wir konnten immer ausliefern!“

Das Schweizer Buchzentrum bei Olten reorganisierte das Vertriebs-System und installierte eine neue Software. Geschäftsleitungsmitglied und Verantwortlicher für den Vertrieb, Ernst Imfeld, gibt Auskunft und nimmt Stellung zu den entstandenen Lieferungspannen.

Zum Januar 2005 wurde im Schweizer Buchzentrum bei Olten auf die neue Software „Axapta“ umgestellt. Unter anderem verändern sich BZ-Artikelnummern, die Meldenummern, und Nicht-Genosschenschaftsmitglieder erhalten keine Monatsrechnungen mehr. Der Start ging mit einigen Nebengeräuschen über die Bühne. Wie Sie selber mitgeteilt haben und wie von Buchhandlungen vermeldet wurde, ging einiges schief. Was zum Beispiel?

Ernst Imfeld: Zuerst einmal muss man die sogenannten „Nebengeräusche“ ein wenig relativieren. Eine Softwareumstellung in dieser Größenordnung ist sicher noch nie zu 100% ohne Fehler über die Bühne gegangen. Es gibt aktuelle Beispiele, bei denen nach großen Anfangsschwierigkeiten der Betrieb für längere Zeit eingestellt werden musste. Die Anforderungen des BZ und deren Kunden an die EDV sind sehr komplex. Vieles, was moniert wird, ist überhaupt kein Fehler, sondern schlicht und einfach neu! Probleme hatten wir mit den Etiketten, deren Qualität zu wünschen übrig ließ.

Es gab auch Bestellungen, die hängengeblieben sind. Durch den neuen Ablauf und diverse interne Soft- sowie Hardwareprobleme verzögert sich die Kommissionierung, was zur Folge hat, dass wir die Lieferpapiere nicht immer beilegen können. Sehr wichtig ist für das Buchzentrum: Wir konnten immer ausliefern!

Welche Vorteile bringt denn die neue Software für Sie und die Buchhandlungen?

Unser bisheriges System war zwanzig Jahre im Einsatz, also ein Methusalem für eine Software. Durch die laufend wachsenden Anforderungen, die integriert wurden, ist sie unstrukturiert gewachsen. Es bestand die Gefahr, dass irgendwann der große Crash passiert.

Axapta ist eine Standardsoftware, die auf die Bedürfnisse des Buchzentrums abgestimmt wurde. Sie vereinfacht Prozesse und ist überschaubar. Die Anforderungen unserer Kunden wurden von Anfang an implementiert. Für die Buchhandlungen bringt es in der ersten Phase keine großen Änderungen mit sich. Es wurden einige Kundenwünsche berücksichtigt, die jetzt schon greifen. Beispielsweise, dass die Meldungen getrennt von den Rechnungen aufgeführt sind und auch via E-Mail als PDF verschickt werden können.

Nicht-Genosschafter erhalten zu jeder Lieferung gleich die Rechnung. Sie bekommen also keine Monatsrechnungen mehr, egal wie oft bestellt wird. Was erhoffen Sie sich von dieser Umstellung?

Wir haben viele Kunden, die dankbar dafür sind, dass sie eine Einzelrechnung erhalten. Ein großer Teil der Nicht-Genossenschafter bestellt in unregelmäßigen Abständen, da ist eine Monatsrechnung nicht nur von Vorteil. Es gibt keine Regel ohne Ausnahme. Buchhandlungen oder Buchverkaufsstellen, die eine monatliche Belastung vorziehen, können sich bei uns melden und wir prüfen, ob es Sinn macht.

Hand aufs Herz, wie waren die Reaktionen?

Wir haben die ganze Palette an Reaktionen erlebt, von „herb“ bis verständnisvoll. An der Gesamtkundenzahl gemessen waren die Anfragen aber im Rahmen.

Sie teilten mit, dass bei Lieferungen die Lieferscheine erst einen Tag später nachgereicht werden konnten. Das Chaos war wohl gerade bei größeren Buchhandlungen perfekt. Wie entwickelt sich die Lage?

Dadurch, dass die größeren Buchhandlungen für Ihr Warenwirtschaftssystem einen Elektronischen Lieferschein erhalten, halten sich die Probleme in Grenzen. Wir haben bei Problemfällen auch immer eine Lösung gefunden.

Was überzeugt Sie an dem neuen Software-System?

Das wichtigste ist, dass wir ein sicheres, aktuelles System haben, bei dem wir nicht einen Totalausfall riskieren. Mit Axapta haben wir eine dem Buchzentrum angepasste Standardsoftware, die viele Möglichkeiten offenlässt, weitere Features einzubauen. Es ist benutzerfreundlich. Ein nicht zu vernachlässigender Aspekt ist die Kompatibilität zu anderen Systemen und deren Schnittstellen. Wenn die Kinderkrankheiten überwunden sind, haben wir eine stabile, der Zeit angepasste ERP-Software, die dem Buchzentrum die Möglichkeit gibt den wachsenden Ansprüchen seiner Kunden gerecht zu werden.

Die Fragen stellte Urs Heinz Aerni

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