Maik Reumann, Verkaufsleiter des AUDIOBUCH Verlags aus Freiburg, stand Jahre lang vor der Herausforderung, die stetig wachsende Zahl an Lizenzverträgen manuell zu verwalten und die jährliche Honorar- und Lizenzabrechnung mit der notwendigen Sorgfalt durchzuführen. Nun hat der AUDIOBUCH Verlag eine Software gefunden, die viele Abläufe verbessern soll.
BuchMarkt sprach mit Maik Reumann über das neue Programm „Lizenzis“.
BuchMarkt: Herr Reumann, was sind die Herausforderungen an einen Verlag im Umgang mit Lizenzverträgen?
Maik Reumann: Nun zunächst einmal ist es die reine Menge an Verträgen, die es zu verwalten gilt. AUDIOBUCH hat rund 500 lieferbare Titel im Programm, denen aber etwa 1.500 Lizenzen zugeordnet sind. Im Fall eines Hörbuchverlags sind dies üblicherweise Verträge mit Buchverlagen oder Literaturagenturen, Rundfunksendern, Sprechern, Musikproduzenten, Bildrechteinhabern und Autoren. Daraus erwächst die zweite Herausforderung, denn Vertrag ist nicht gleich Vertrag und man muss viele unterschiedliche Regelungen berücksichtigen.
BuchMarkt: Wie haben Sie denn bisher Ihre Verträge verwaltet?
Maik Reumann: Ganz klassisch in dicken Leitz-Ordnern, die mehrere Regalreihen füllen. Dazu hatten wir zwei große Excel-Tabellen, eine für die physische und eine für die digitale Verwertung, in der wir sämtliche Konditionen der Verträge wie Beteiligungen, Beteiligungsstaffeln, Zahlungen, Laufzeiten etc. gepflegt haben. Gleichzeitig waren diese Tabellen die Grundlage für unsere Honorar- und Lizenzabrechnung. Das haben wir viele Jahre so gemacht.
BuchMarkt: Dann war es ja sicher ein eingespielter Prozess. Wieso dann der Wechsel zu einer neuen Software?
Maik Reumann: Das stimmt, der Prozess war eingespielt, aber es gab auch viele Nachteile. Allem voran war das der enorme zeitliche Aufwand, denn 90 Prozent der Arbeit war manuell. Gerade am Jahresanfang war ich immer so stark in die Honorar- und Lizenzabrechnung eingebunden, dass die Vertriebsarbeit zu kurz kam. Insbesondere der Umstand, dass keine automatische Verknüpfung zwischen den physischen Verkäufen und den digitalen Verkäufen bestand, machte alles sehr umständlich. Außerdem hatte die Excel-Tabelle in punkto Flexibilität ihre Grenzen und scheiterte oft an bestimmten Punkten, bei denen ich per Hand nachhelfen musste.
Auch der Import der immer komplexer werdenden Abrechnungen unserer Vertriebspartner im digitalen Bereich hat zunehmend mehr Zeit verschlungen.
BuchMarkt: Und dann haben Sie sich auf die Suche nach einer neuen Lösung gemacht.
Maik Reumann: So ist es. Wir haben uns auf dem Markt nach einer passenden Alternative umgeschaut, und es gibt ja tatsächlich einige gute Angebote. Nur war das Problem, dass viele Lösungen einfach zu umfangreich und zu wenig angepasst an unsere Bedürfnisse waren. Wir wollten ja lediglich eine Vertrags-, Honorar- und Lizenzverwaltung und keine komplette Verlagssoftware.So sind wir schließlich nach mehreren Gesprächen bei der fabrikneue medien aus Berlin gelandet. Diese IT-Firma ist seit über 10 Jahren für verschiedene Hörbuchverlage tätig und hatte bereits eine erste Software mit Namen „Lizenzis“ für steinbach sprechende bücher programmiert, die dort bereits seit 2011 im Einsatz war. Wir haben uns dann zusammengesetzt und im Detail besprochen, was unsere spezifischen Anforderungen sind und welche Anpassungen die Software braucht, um auch uns weiterzuhelfen. Das war im Sommer 2014. Unsere erste komplett software-basierte Abrechnung haben wir dann im ersten Quartal 2015 damit gemacht.
BuchMarkt: Was ist nun aber so besonders an „Lizenzis“? Sie sprachen ja Zeitersparnis und Flexibilität an. Aber gibt es darüber hinaus noch Vorteile?
Maik Reumann: Ja, die gibt es. Wo soll ich anfangen?Wir haben nun eine sehr einfache Importschnittstelle für sämtliche Vertriebswege, die jeder im Haus ohne Spezialkenntnisse zur Tabellenkalkulation benutzen kann. Da das jetzt so leicht geworden ist, können wir die Daten auch regelmäßig und nicht nur einmal im Jahr einpflegen, sodass das System tagesaktuelle Absatz- und Umsatz-Statistiken ausgeben kann. Umfassende automatische Systemchecks validieren außerdem sehr schnell sämtliche Daten, die eingegeben oder importiert werden, was das Fehlerrisiko und den Aufwand für die nachträgliche Prüfung stark reduziert. Ein ganz entscheidender Vorteil ist aber, dass „Lizenzis“browser-basiert ist, das heißt es ist von jedem beliebigen Arbeitsplatz im Verlag oder auch im Homeoffice oder unterwegs verfügbar. So kann nun auch jeder Mitarbeiter damit regelmäßig arbeiten. Ich will natürlich auch erwähnen, dass die grundsätzlichen Ziele, die Sie noch mal angesprochen haben, also die enorme Zeitersparnis und die Flexibilität der Software, zu 100 Prozent erreicht wurden. Damit sparen wir nicht zuletzt natürlich auch entsprechend Kosten ein.
BuchMarkt: Das klingt nach einem zufriedenen Kunden. Wem würden Sie Lizenzis weiterempfehlen?
Maik Reumann: „Lizenzis“ ist vor allem eine Lösung für kleinere und mittelständische Verlage, die sich wie wir eine deutliche Zeitreduzierung und ein hohes Maß an Flexibilität für die Honorar- und Lizenzabrechnung wünschen.
BuchMarkt: Gibt es noch andere Verlage, die schon Lizenzis nutzen?
Maik Reumann: Bisher sind sieben Hörbuchverlage, darunter audio media und steinbach sprechende bücher mit an Bord, deren Erfahrungen bereits in die Anwendung mit eingeflossen sind. In Kürze wird mit Schöffling auch ein namhafter Buchverlag beginnen, mit dem Programm zu arbeiten. Verlage, die jetzt neu hinzukommen, können schon auf die ausgereifte Grundprogrammierung zurückgreifen. Und die Verlage, die bereits dabei sind, profitieren natürlich weiter von den neuen Ideen, die auch in Zukunft einfließen werden.
