Es ist anachronistisch – das, was in der Welt des Sortimentsbuchhandels und der Barsortimente seit Jahrzehnten Wirklichkeit ist, ist bei den Verlagen noch weitgehend Zukunftsmusik: der Austausch von kaufmännischen Belegen in maschinenlesbarer Form:e-invoicing lautet auf IT-Englisch das Schlagwort.
Doch was ist das? Stellen Sie sich vor: Eine Satzrechnung ist kein nervendes Stück Papier mehr, das wegen der Aussicht auf Skontoabzug im Eilverfahren über X Schreibtische läuft, sondern nur eine Tabellenzeile auf dem Bildschirm. Darin sind Rechnungsbetrag, Auftragswert und Leistung zusammenfasst und werden mit nur einem Klick freigezeichnet. Nachdem Produktion, Vertrieb und Einkauf – um das Personal hier nicht zu erwähnen – schon seit Jahrzehnten unter Einsatz der IT rationalisiert werden, ist der kaufmännische Belegaustausch das kommende Feld für Kostenersparnis in den Unternehmen – nicht nur in der Medienbranche. Tatsächlich werden in
Europa lediglich 5 Prozent des Geschäftsvolumens nicht auf der Basis papierener Rechnungs-Dokumente abgewickelt. Von diesen entfällt allein etwa die Hälfte auf den vollautomatischen Datenaustausch per EDI. Der ist im Handel wohlbekannt, aber ohnt nur dann, wenn eine große Zahl identischer Transaktionen darüber abgewickelt wird.
Interessant vor allem für kleine und mittlere Unternehmen
Diese Fakten legte der Veranstalter des allaboutsourcing-Dialogforums e-invoicing Mitte des Monats bei einer Konferenz in Kassel auf den Tisch, die Anwender, Lösungsanbieter und Berater zusammenbrachte. Ein großes Wachstumsfeld also besonders bei den KMU, den kleinen und mittelständischen Unternehmen, zu denen die meisten Buchverlage zählen. Ein Feld auch, in dem sich allein im deutschen Sprachraum fast 50 Technologie-Anbieter mit teilweise sehr unterschiedlichen Leistungsprofilen bewegen.
Und ein Feld, auf dem es nur Gewinner gibt, denn es gilt Medienbrüche zu überwinden, die Zeit und Qualität kosten. Wie läuft es heute? Der Leistungserbringer gibt strukturierte Fakturdaten aus seiner digitalen Auftragsverwaltung in ein unstrukturiertes Papier-Dokument aus. Das wird dann seinerseits beim Leistungsempfänger für die Bezahlung und fürs Controlling erneut digitalisiert. Es erlebt gleichzeitig als Original einen Durchlauf durch verschiedene Prüfinstanzen des Hauses, bis es freigezeichnet und bezahlt werden kann. Nicht selten erst nach mehreren Wochen (und nach Ablauf der Skontofrist). Und das alles natürlich nachdem mehrere Stunden menschlicher Arbeit darauf verwendet wurden.
So wäre alles einfacher
Wie viel einfacher wäre es, wenn das, was digital war, auch digital bleiben,digital geprüft, bezahlt und archiviert werden könnte. Für den Kreditor fallen Faktur und Beginn der Zahlungsfrist zusammen, nebenbei spart er Papier, Konfektionierungsaufwand und Porto. Der Debitor verkürzt im Idealfall die Durchlaufzeit um eine Zehnerpotenz und kommt dadurch regelmäßig in den Genuss des Skontos. Daneben werden seine Fachabteilungen von fachfremden Routinetätigkeiten entlastet, die eine Maschine genauso gut oder besser erledigt: die rechnerische Prüfung, die Angabe der korrekten Mehrwertsteuer, die Feststellung, ob der Beleg alle Informationen enthält, die zum Abzug der Vorsteuer nach § 14 berechtigen. Bis vor wenigen Monaten klang dies in den Ohren vieler Unternehmer und Steuerberater wie Zukunftsmusik.
Noch aus einem anderen Grund muss das keine ferne Zukunftsvision mehr bleiben. Eine EU-Gesetzesinitiative – Hinterlassenschaft der „Stoiber-Kommission“ – vereinfacht seit 2011 das Verfahren erheblich und stellt die „digitale“ Rechnung der Papier-Rechnung erstmals rechtlich gleich. Das Ungetüm der digitalen Signatur ist vom Tisch; seither obliegt es dem Empfänger, sicherzustellen, dass jede Rechnung die rechtlich und kaufmännisch relevanten Informationen enthält, den Nachweis zu führen, dass sie echt und vollständig ist und ihr eine real erbrachte Leistung gegenübersteht, und sie digital oder auf Papier korrekt zu archivieren – heißt: sie während der Aufbewahrungsfrist jederzeit vorweisen zu können.
Aber obwohl e-invoicing jede Menge rechtlicher Implikationen hat, warnen selbst Juristen mögliche Anwender davor, den Aspekt der Rechtssicherheit in das Zentrum ihrer Überlegungen zu stellen. Im Vordergrund habe der Business Case selbst zu stehen. Also auf welche Unternehmensstrukturen setzt das e-invoicing auf, und welche Ziele sollen erreicht werden: etwa höhere Liquidität, Reduzierung der Fehler, bessere Marge im Einkauf, Entlastung des Personals. Erst daraus folgt der optimale künftige e-invoicing-Prozess, daraus folgt die genaue Konfiguration des benötigten Dienstleistungspakets, daraus folgt schließlich die Auswahl der passenden Dienstleister. Diese Dienstleister verfügen in der Regel nicht über selbstentwickelte Software, sondern sie nutzen und kombinieren passende Standard-Komponenten.
Die Tiefe des Leistungs-Portfolios ist sehr unterschiedlich
Während manche Anbieter lediglich eine erweiterte OCR-Lösung bereitstellen, die hilft, im Hause des Kunden befindliche Rechnungen zu analysieren, definieren sich andere, wie zum Beispiel die Düsseldorfer Basware oder die Hildesheimer sgh, als Teil eines endgradig als weltumspannend gedachten Firmen-Netzwerks. Das dient einerseits Rechnungsstellern zur Distribution, anderseits Rechnungsempfängern für Empfang, Plausibilisierung, Vollständigkeitskontrolle, sachliche und rechnerische Prüfung und schließlich Freizeichnung. Dienstleister wie sgh erhalten auf Kundenwunsch die Kreditoren-Rechnungen im Original: die Post wird zu ihnen umgeleitet, was wiederum Zeitvorteile bringt. Die Daten aus dem ERP der Kunden sind auch soweit in das e-invoicing-System integriert, dass die Dienstleister bei der Rechnungsverarbeitung den Belegen die empfangenen Leistungen direkt zuordnen können.
Die Tätigkeit des Kunden beschränkt sich in solchen Fällen darauf, den Matching-Fehlern nachzugehen, die das System meldet, und die korrekten Rechnungen freizuzeichnen. Dafür steht ein Web-Frontend bereit, auf das der Empfänger ebenso wie bei Unklarheiten der Aussteller zugreifen kann. Weitgehend vorbei die Zeit des Durch-die-Gegend-Faxens von streitigen Rechnungen. Die parallele Nutzung von bis zu vier OCR-Verfahren zur Texterkennung ermöglicht eine Quote von über 90 % korrekt ausgelesenen gedruckten Rechnungen, und ein mandantenübergreifender, „lernender“ Katalog von Lieferanten erhöht Treffsicherheit und Wirtschaftlichkeit des Systems weiter. Eine zusätzliche faszinierende und unaufwändige Möglichkeit für Rechnungssteller besteht darin, digitale Duplikate zu erzeugen oder vom Rechnungsdruck komplett wegzugehen, indem man mit einem speziellen, ins Drucker-Netzwerk integrierten Druckertreiber den strukturierten Datenstrom zum Drucker abgreift und an den Dienstleister oder direkt an den Debitor leitet.
Es gibt nur individuelle Lösungen
Eine Antwort müssen die Systemhäuser schuldigbleiben: ab welchem Aufkommen an Rechnungen eine solche Lösung wirtschaftlich wird. Zu heterogen sind die Ziele, die infrastrukturellen Voraussetzungen und das Verhältnis von Anzahl, Wert und Komplexität der Rechnungen. Hier bleibt es dem Anwender nicht erspart, Ziele und Prozesse selbst zu definieren und zu kalkulieren. Er könnte z.B. entscheiden, ob er nicht bereits die Aufträge digitalisiert übermitteln und digitale Auftragsbestätigungen verarbeiten möchte, was weiter Kosten spart. In der Regel wird man um einen 5-stelligen Setup-Aufwand nicht herumkommen. Von den Betriebskosten her sind die Dienste allerdings meist sehr günstig und lohnen für kaufmännisch Verantwortliche jedenfalls einen aufgeschlossenen, kritischen, gründlichen Blick.
Im Verkehr zwischen Zwischenbuchhandel und Buchhandel beispielsweise ist der papierlose kaufmännische Flow längst Usus. Davon könnten Verlage lernen.
Michael Lemster
