Gespräche: Piper-Vertriebsleiterin Sabrina Lessnig über die Umstellung des Vorschauprozesses – „Vom ‚Nacheinander‘ zum ‚Miteinander'“

Piper hat den Schritt zur vollautomatisierten Produktion von gedruckten Verkaufsunterlagen mit seiner Verlagssoftware PONDUS vollzogen. Anlass für unser Sonntagsgespräch mit Vertriebsleiterin Sabrina Lessnig zur Umstellung des Vorschauprozesses mitten in der Krise.

Die Vorschau bzw. gedruckte Verkaufsunterlage ist ein wesentlicher Teil des Verlagsauftritts. Welchen Service möchten Sie Ihren Handelspartnern hier bieten?

Sabrina Lessnig: Die gedruckte Verkaufsunterlage soll präzise informieren und dabei erkennbar werden lassen, mit welchen Titeln wir als Verlag besondere Erwartungen verbinden. Das leistet das vollautomatisch aus PONDUS generierte Dokument noch besser als sein Vorgänger – wie unsere Partner im Handel bestätigen. Das neue Format ist konzentrierter, die Cover kommen klarer zur Geltung, und es gibt Raum für Notizen. Man könnte sagen, das Format hat sich von der Hochglanzbroschüre weg bewegt und dadurch als Arbeitsmittel an Wert gewonnen.

„Vorschauprozess“ bedeutete für Verlage lange Zeit vor allem „Grafikprozess“. Mit Piper haben Sie den Paradigmenwechsel hin zu einem datenbasierten Prozess endgültig in diesem Jahr vollzogen. Wie kam es dazu?

Die Entscheidung dafür fiel mitten in der Krise. Und zwar sehr klar und besonnen. Irgendwann im April wussten wir: Unsere Herbsttitel werden nicht so erscheinen können, wie wir sie geplant hatten. Wir haben das Programm zwar kaum verkleinert, aber eine ganze Reihe von Titeln zeitlich verschoben. Das Layout unserer Vorschau war da schon ziemlich fortgeschritten – das noch einmal umzustellen, wäre extrem aufwendig und fehleranfällig gewesen. Da haben wir, Geschäftsführung und Abteilungsleitungen, gemeinsam entschieden: Wir ziehen die ohnehin geplante Umstellung zur vollautomatisierten Produktion einer gedruckten Verkaufsunterlage aus PONDUS vor. Und zwar auf: jetzt.

Wie hat sich das Datenmanagement dadurch verändert?

Das war kein Riesenschritt mehr. Denn zum einen hatten wir den Vorschauprozess im Zusammenspiel mit PONDUS schon vorher in weiten Teilen automatisiert. Im Frühjahr haben wir dann den letzten Schritt getan und den Umweg über eine Layoutsoftware weggelassen. Und auch in Bezug auf das Thema Metadaten waren wir gut vorbereitet, da wir unser Timing inklusive der ONIX-Meldungen schon an die Arbeit mit VLB-TIX angepasst hatten. Wir waren hier schon länger deutlich früher dran als noch vor einigen Jahren.

Wie sieht der neue Korrekturprozess aus?

An ihm kann man vielleicht am klarsten sehen, warum sich eine solche Umstellung lohnt. Früher haben Ausdrucke die lange Reise durch den Verlag angetreten und sind dann, nach einiger Abstimmungs- und Erinnerungskommunikation, in der Grafik gelandet. Am Ende waren also alle aktuellen und präzisen Informationen Teil eines Grafikdokuments, auf das direkt kaum jemand Zugriff hatte. Jetzt ist klar: Wer etwas korrigieren oder ergänzen möchte, tut dies in PONDUS – und nur dort. Und mit einem klaren Rechtemanagement im System stellen wir sicher, dass alle sehen können, was für sie relevant ist, und bearbeiten dürfen, was sie verantworten.

Was hat sich in Ihrer Novitätenkommunikation noch verändert?

Eine Entwicklung, die schon länger zu beobachten war, wurde enorm beschleunigt: Der herkömmliche Rhythmus ist für viele unserer Kunden einfach zu langsam geworden. Wir haben unsere Handelspartner in den letzten Monaten häufiger informiert und ihnen z. B. mit Hilfe unserer Unterlagen einen monatlichen Einkauf erleichtert – was sehr gut ankam! Generell geht der Trend zur „Verkaufsunterlage on demand“. Um die Vielfalt von Kundenbedürfnissen bedienen zu können, ist ein gewisser Automatisierungsgrad unerlässlich.

Das sind ja auch Vorzüge beim Einsatz von VLB-TIX …

Nachdem PONDUS als unser Metadatensystem auch die ONIX-Daten ausliefert, ergänzen sich die gedruckte Verkaufsunterlage und die intensive Nutzung von VLB-TIX für uns ganz hervorragend: sowohl auf der Ebene der Daten als auch mit Blick auf die Bedürfnisse unserer Kunden.

Wo liegen die deutlichsten Effizienzgewinne bei der Umstellung auf die gedruckte Verkaufsunterlage?

Diese liegen auf der Ebene der Prozesse. Bei der Vorschauanlage und den Korrekturen ist dies, wie gesagt, besonders evident. Aber die gesamte verlagsinterne Kommunikation zu Neuheiten ist schlanker geworden, und sie liefert bessere Ergebnisse! Ganz zentral ist hier das Thema Metadaten – das kann man gar nicht oft genug erwähnen. Von ihrer früheren Verfügbarkeit und höheren Qualität profitieren zeitlich als Erste unsere Key Account Manager. Aber letztlich gibt es keinen Aspekt der Verlagskommunikation, auf den sich das nicht positiv auswirkt.

Wie hat die Umstellung des Vorschauprozesses die Zusammenarbeit im Verlag verändert?

Abstrakt formuliert: hin zu synchronem kollaborativem Arbeiten. Oder einfach gesagt: Alle machen alles gleichzeitig live und in PONDUS. So hat sich z. B. die Zusammenarbeit von Lektorat, Marketing, Presse und Vertrieb noch stärker von einem „Nacheinander“ zu einem „Miteinander“ entwickelt, von einem linearen Prozess zu einer vernetzten Kommunikation. So wird für alle spürbar, was für ein gutes Ergebnis zusammenkommen muss – von allen. Gerade in der Home-Office-Situation dieses Jahres eine schöne Erfahrung!

Würden Sie mit etwas Abstand sagen, dass die Umstellung ein Kraftakt für den Verlag war?

Nein, das trifft es nicht. Eine Veränderung? Ja. Aber die war ja schon vorbereitet und wurde lediglich beschleunigt. Aber dass wir das gerade zu diesem Zeitpunkt so schnell, konsequent und gleichzeitig unaufgeregt hinbekommen haben, macht uns schon ein bisschen stolz.