Medienlieferungen beschleunigen, Fehler reduzieren, zentrale Dienstleistungen verbessern, Mehrwerte für Bibliotheken schaffen und damit Kundenzufriedenheit sowie Erträge erhöhen – das waren die Ziele, als die ekz.bibliotheksservice GmbH Anfang des Jahres 2005 mit ihrem Projekt Warenflussoptimierung Medien an den Start ging.
Jetzt sind die neuen Abläufe Realität: Deutschsprachige Bücher und andere marktgängige Medi-en liefert die ekz in drei bis sieben Tagen nach Bestelleingang aus. Das Besondere: Sie sind bibliotheksgerecht ausleihfertig bearbeitet – mit Bibliothekseinband, Katalogdaten, Si-gnaturenbeschriftung, EDV-Verbuchungsetikett, Diebstahlsicherungsstreifen oder RFID-Etikett (Radio-Frequenz-Identifikation).
„Innerbetrieblich kommen die neuen Prozesse einer organisatorischen Revolution gleich“, betont ekz-Geschäftsführer Dr. Jörg Meyer.
Produziert wird jetzt „just in time“: Das bedeutet, weg von der Lagerfertigung, stärkere Auftragsorientierung und mehr Individualisierung – zum Vorteil der Kunden. „Darüber hinaus gibt die Warenflussoptimierung aber auch Impulse für den Medienfluss in den Bibliotheken selbst, lässt dort Prozesse schneller werden und ist so der erste Schritt zur Bibliothek der Zukunft, zur ‚smarten Bibliothek’.“
Erreicht wurde die beschleunigte Bearbeitung von der ekz im Wesentlichen durch die Konzentration auf wenige Lieferanten, Verkürzen der Prozesswege und den Einsatz zusätzlicher Technik. Medien werden elektronisch bestellt; elektronisch erfolgen Liefermitteilung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. Die Bestellungen verarbeitet die ekz tage-saktuell weiter. Bücher werden mit elektronischer Hilfe durch den Prozess gesteuert. Ein 2-D-Barcode-Ettikett, das gleich zu Anfang auf die Bücher geklebt wird, speichert alle rele-vanten Daten. Die Verpackungskontrolle erfolgt durch Wiegen und elektronisches Scannen der Pakete. Positive Nebeneffekte der neuen Organisation: Taschenbücher können mit oder ohne seitliche Fadenheftung, die die Haltbarkeit der Bücher erhöht, bestellt werden. Alle Bücher werden auf Wunsch mit RFID-Etiketten versehen, deren Einsatz die Arbeitsvor-gänge der Bibliothek erleichtert und beschleunigt. So kommen die Medien schneller in die Bibliothek und können dort von den Bibliotheksbenutzern noch schneller ausgeliehen wer-den.
„Ich wünsche und verspreche mir: Heute bestellt, in drei Tagen im Regal, und die Leserin-nen und Leser sind begeistert“, sagt Florian Nantscheff, der Leiter der Stadtbibliothek Lörrach, zu den neuen Abläufen in der ekz.
Erwin Miedtke, stellvertretender Direktor der Stadt-bibliothek Bremen, hält viel von der Warenflussoptimierung: „Schneller und kostenbewusster macht zukunftsfähig! Mehr Wahlmöglichkeiten beim Produkt selbst – RFID, Fadenheftung – steigert unsere Zufriedenheit. Und von „Lager“ zu „just in time“ ist ein Quantensprung!“ Und von Klaus Peter Hommes, dem Erwerbungsleiter der Stadtbüchereien Düsseldorf, ist zu hören: „Die Stadtbüchereien Düsseldorf haben viele interne Arbeitsabläufe auf die Angebote der ekz abgestimmt, zum Beispiel die ausleihfertige Bearbeitung für die Stadtteilbüchereien. Wir erwarten von der Warenflussoptimierung der ekz ein noch aktuelleres Medienangebot.
