Christoph Honig ist Buchhandelsberater. Im April erläutert er, warum Team-Sitzungen nicht immer die beste Wahl sind.
Wir alle kennen sie: Die Meetings, die sich wie Kaugummi ziehen. Die Mitarbeitenden schauen auf die Uhr und fragen sich insgeheim: „Hätte es nicht auch eine E-Mail sein können oder warum sitze ich jetzt hier? Ich habe noch so viel Arbeit vor mir.
Das Problem der Meetings: Die Ineffizienz-Falle
- Informations-Recycling: Es wird Zeit verschwendet, Dinge zu wiederholen, die die Teilnehmenden längst alle wissen.
- Alibi-Partizipation: Die Geschäftsführung hat die Entscheidung längst getroffen. Das Meeting dient nur dazu, diese durch „gelenkte“ Lösungsvorschläge abzusegnen und ein künstliches Wir-Gefühl zu erzeugen.
- Die Chef-Dominanz: Wenn die Führungskraft zuerst spricht, traut sich niemand mehr, eine abweichende Meinung zu äußern.
Das Ergebnis: Mittelmäßige Entscheidungen und frustrierte Teams.
Die 4 Hebel für produktivere Meetings
Wenn die Sitzungsleiter:innen offen für Veränderungen sind, können schon kleine Anpassungen die Dynamik radikal verbessern:
- Vorbereitung ist Pflicht, nicht Kür: Meetings sollten nicht der Informationsweitergabe dienen, sondern der Entscheidungsfindung.
- Der Modus: Alle Teilnehmenden bereiten ihre Themen vorab auf und stellen Informationen vor der Sitzung zur Verfügung.
- Der Effekt: Die wertvolle gemeinsame Zeit wird für den Austausch und neue Ideen genutzt – und jeder kommt zu Wort.
- Silent Brainstorming (Stille Reflexion): Statt direkt in die Diskussion zu starten, nehmen sich alle Teilnehmenden zu Beginn einige Minuten Zeit, um ihre Gedanken schriftlich zu fixieren.
- Der Vorteil: Auch introvertierte Teammitglieder bringen ihre wertvollen Impulse ein, ohne von „Vielredner:innen“ übertönt zu werden.
- „The Leader Speaks Last“: Die Sitzungsleitung (oder Geschäftsführung) äußert ihre Meinung als letzte Person.
- Der Vorteil: Man verhindert den sogenannten „Bestätigungsfehler“. Das Team bleibt unvoreingenommen und mutig in der Lösungsfindung, da kein vorauseilender Gehorsam die Kreativität bremst.
- Die Checkliste für den Einladungskreis: Stellen Sie sich vor jedem Meeting drei Fragen:
- Sind die richtigen Köpfe (Fachwissen) am Tisch?
- Haben wir jemanden dabei, der eine gesunde „Advocatus Diaboli“-Rolle einnimmt und Einwände wagt?
- Ist die Gruppe klein genug, um handlungsfähig zu bleiben?
Die Psychologie des Raumes: Wie wir sitzen, bestimmt wie wir denken
Die Sitzordnung ist kein Zufall, sondern ein Werkzeug. Studien (u.a. von Juliet Zhu und J.J. Argo) zeigen:
| Sitzordnung | Psychologische Wirkung | Bestes Einsatzgebiet |
| Der Kreis | Fördert das Wir-Gefühl und das Harmoniebedürfnis. | Teambuilding, Kooperation, Konsensfindung. |
| Rechteck / L-Form | Betont die Individualität und den Wettbewerb. | Fokus auf Einzelleistung, kritische Analyse, Zielvorgaben. |
Pro-Tipp: Nutzen Sie Platzkarten. Indem Sie das typische „Gleich und Gleich gesellt sich gern“ aufbrechen und Abteilungen mischen, fördern Sie den Perspektivwechsel und verhindern die Bildung von „Sub-Grüppchen“.
Fazit: Ein Meeting ist kein Selbstzweck. Es ist eine Investition von Lebenszeit und Gehaltskosten.
Werden Sie als Sitzungsleitende zum Regisseur bzw. zur Regisseurin produktiver Runden, statt Sitzungsteilnehmer:innen das Gefühl zu geben, fehl am Platze zu sein.
