VLB-TIX, die Online-Plattform für die tagesaktuelle Kommunikation über Neuerscheinungen, ist Ende Dezember 2015 offiziell an den Start gegangen. Wir sprachen mit mvb Geschäftsführer Ronald Schild und Christiane Schulz-Rother von der Tegeler Bücherstube über das erste Jahr, positive Überraschungen und langfristige Ziele
BuchMarkt: Herr Schild, wie ist denn nun das erste Jahr verlaufen? Wurden alle Erwartungen erfüllt?
Ronald Schild (RS): Das erste Jahr hat unsere Erwartungen deutlich übertroffen. Wir hätten die große Begeisterung für VLB-TIX innerhalb so kurzer Zeit nie erwartet. VLB-TIX ist das Thema bei jeder Branchenveranstaltung. Nahezu alle namenhaften Verlage unterschiedlichster Größenordnung sind dabei, vor allem aus dem Publikumsbereich. Zu den neuesten Zugängen gehört die Verlagsgruppe Oetinger. Und auch das Interesse bei den Buchhändlern ist groß.
Das hat natürlich Auswirkungen auf die Nutzerzahlen, die sehr kontinuierlich steigen, nahezu 1.200 Buchhandlungen und fast 800 Verlage haben sich registriert. Insgesamt liegen wir bereits bei fast 5.000 registrierten Nutzern. Auch interessant: darunter sind ca. 200 Blogger und Journalisten. Für das Frühjahr 2017 stehen knapp 400 Verlagsvorschauen zur Verfügung.
Und auch technisch haben wir viel erreicht: VLB-TIX arbeitet mit allen gängigen buchhändlerischen IT-Systemen zusammen. Das Bestellwesen wurde auf die Anforderungen der Sortimenter hin ausgerichtet. Verlage haben eine Vielzahl von Möglichkeiten, ihre Vorschauen zu inszenieren und zu individualisieren.
Frau Schulz-Rother, wie sind Ihre Erfahrungen mit VLB-TIX bisher?
Christiane Schulz-Rother (CSR): Als Pilotkundin bin ich von Anfang an bei VLB-TIX dabei, also schon seit fast zwei Jahren. Seitdem habe ich viele, viele Gespräche und Telefonate geführt und an verschiedenen Veranstaltungen zum Thema teilgenommen, zum Beispiel vor zwei Jahren beim Auszubildendentreffen in Berlin oder im vergangenen Jahr bei der Jahrestagung der IG Ratgeber. Zudem stehe ich im engen Austausch mit Marie Birkert vom Kulturkaufhaus Dussmann. Seit Herbst 2016 ist das System endlich so auf die Bedürfnisse unserer vier Filialen zugeschnitten, dass mein Team gut mit der digitalen Vorschau arbeiten kann.
Das sieht so aus: Ich habe nach Absprache mit fünf Vertretern Dispolisten für ihre Programme angelegt. Im Vorfeld der Vertretertermins sind meine Kolleginnen möglichst gemeinsam die Vorschauen im Präsentationsmodus am Rechner durchgegangen und haben für ihre jeweiligen Filialen Bestellzahlen eingetragen, Kommentare und Leserwünsche notiert.
Gab es Überraschungen?
RS: Viele, vor allem positive: Von Anfang an haben wir VLB-TIX als ein Projekt aus der Branche und für die Branche betrieben. Wir waren sehr erfreut, wie aktiv sich Buchhändler und Verlage in die Produktionsentwicklung eingebracht und wieviel Zeit und Energie sie investiert haben und es weiterhin tun. Regelmäßig bekommen wir tolle Anregungen für die fortlaufende Optimierung und den Ausbau des Systems. Das Interesse am dauerhaften Austausch mit der MVB und über die digitale Vorschau ist ausgesprochen hoch und geht sogar soweit, dass sich beispielsweise in Berlin aus eigener Initiative ein VLB-TIX-Stammtisch zusammengefunden hat, der sich monatlich austauscht.
CSR: Ich finde es toll, wie schnell sich meine Kolleginnen und Kollegen auf die Arbeit mit der digitalen Vorschau eingelassen haben. Inzwischen empfinden sie den kollegialen Austausch über das System sogar als sehr positiv und konstruktiv.
Ein wenig negativ überrascht hat mich, wie lange manche Entwicklungsprozesse dauern, sowohl bei der MVB als auch bei Bookhit. Das hängt größtenteils natürlich mit meinen individuellen Wünschen für die Filialen zusammen, aber auch mit den vielen unterschiedlichen Anforderungen aus allen Bereichen, die an VLB-TIX gestellt werden. Auch unser Warenwirtschaftssystem ist sehr gefordert, müssen doch die Bestell und Weiterleitungsprozesse neu justiert werden. Sehr überrascht war ich auch, dass die Verlage sich bisher noch wenig Gedanken über ein Konditionenmodell gemacht haben, das es mir ermöglicht, direkt aus VLB-TIX meine Bestellungen an die Auslieferungen zu übermitteln und trotzdem Reisekonditionen zu bekommen. Da muss schnellstens reagiert werden.
Derzeit laufen die Vertreterreisen und –börsen, eine echte Bewährungsprobe für Ihr System. Wie sind die Rückmeldungen aus dem Handel zum Bestellwesen in VLB-TIX?
RS: Wir wurden immer wieder mit Befürchtungen konfrontiert, VLB-TIX mache den Vertreterbesuch überflüssig. Die ersten Erfahrungen belegen aber eher das Gegenteil: VLB-TIX macht den Vertreterbesuch wertvoller, weil er besser vorbereitet und mit mehr Beratungsqualität durchgeführt werden kann. Individuelle Vorschauen fokussieren das Gespräch, das lästige Übertragen von Zahlen entfällt. Gleichzeitig bringt die Arbeit mit digitalen Vorschauen aber auch eine Umstellung des Verkaufsprozesses mit sich. VLB-TIX bietet solch eine Fülle von neuen Funktionen, dass man sich damit vertraut machen muss. Buchhändler und Vertreter, die sich darauf einlassen, geben uns viele positive Rückmeldungen.
CSR: Das kann ich bestätigen. Die Arbeit mit VLB-TIX bringt uns auf jeden Fall viel Zeitersparnis. Denn ich muss die Kataloge nicht mehr von einem Geschäft in das andere bringen und die Zahlen übertragen. Zudem können die Kolleginnen zeitnah ihre Wünsche und Zahlen eintragen, auch noch kurz vor dem Vertreterbesuch. Zusätzliche Titel, die noch nicht in der gedruckten Vorschau abgebildet sind, sind schon digital einsehbar und können so auch von den Kolleginnen beurteilt werden (machen leider nur fast alle zeitnah).
Der Vertreterbesuch ist aus meiner Sicht aber dennoch unbedingt erforderlich, sogar noch stärker als zuvor. Denn nicht bei jedem Titel ist sofort ersichtlich, wie wichtig er sein könnte. Während des Besuches konzentriert sich nun alles auf das Gespräch, denn die Vertreter müssen beispielsweise nicht mehr in ihrem Laptop die richtige Zeile suchen.
Eine Vertreterin hat mir auch schon direkt Zahlen in VLB-TIX eingespielt. Das fand ich sehr hilfreich und würde mir mehr davon wünschen. Die Frage ist, ob die Vertreter dafür auch wirklich die notwendige Zeit haben.
In der Datenbank stehen mehr als 440.000 Novitäten für die Recherche zur Verfügung – wie behält der Nutzer da den Überblick?
RS: Überblick zu schaffen ist der Kern von VLB-TIX! Die Arbeit mit digitalen Vorschauen bietet einen ähnlichen Überblick wie die mit gedruckten Katalogen. Darüber hinaus bietet VLB-TIX aber noch viel mehr. Mit der komfortablen Suchfunktion können Sortimente verlagsübergreifend zusammengestellt werden. Das funktioniert mit der Vorschlagsliste bei der Suchfunktion und mit umfangreichen Filterfunktionen, beispielsweise nach Warengruppen, Verlagen oder Erscheinungsdatum. So lässt sich punktgenau die richtige Titelauswahl für die jeweilige Buchhandlung zusammenstellen.
Diese Suchen lassen sich natürlich auch speichern und werden automatisch aktualisiert. Buchhändler können darüber hinaus Notizen hinterlegen und untereinander austauschen. So wird aus VLB-TIX ein komplettes Titelinformationssystem, das dem Buchhändler genau die Information präsentiert, die er gerade braucht.
CSR: Für mich stehen das Vertretergespräch und die gemeinsame Arbeit in VLB-TIX an erster Stelle, denn ihre Beratungsfunktion ist wichtiger denn je. Darüber hinaus recherchieren wir im System nach ausgewählten Verlagen, Warengruppen und Schlagworten. Der große Vorteil, gerade für die kleineren Verlage, ist die übergreifende thematische Suche, bei der wir auch bisher „unbeachtete“ Programme für unsere Sortimentsplanung entdecken. Das ist erfolgversprechender als das bisherige Blättern in den Katalogen. Und nach wie vor orientieren wir uns auch an zusätzlichen Informationsquellen wie den Branchenmagazinen.
Wie viel technisches Know-how ist notwendig, um effektiv mit ihrer digitalen Vorschau arbeiten zu können?
RS: Natürlich bedeutet der Schritt von einer gedruckten zu einer digitalen Vorschau eine Umstellung. Doch schon nach zwei oder drei Einkaufsdurchläufen fühlen sich die Nutzer in VLB-TIX „zuhause“. Um diesen Prozess so einfach wie möglich zu machen, bieten wir ein umfangreiches Schulungsangebot: von Praxisbeispielen über Webinare bis hin zu Schulungen in den Landesverbänden, auf Vertreterbörsen oder in Verlagen und Buchhandlungen.
CSR: Meine Filialleitung in Tegel und ich haben an Webinaren teilgenommen und uns auf den Vertreterbörsen informiert. Der Rest war learningbydoing. Aber man braucht wirklich kein besonders technisches Verständnis, es erklärt sich vieles von selbst. Man muss nur offen gegenüber dem System sein.
„VLB-TIX entwickelt sich mit hohem Tempo weiter“ heißt es in einer aktuellen MVB-Mitteilung, wie kann man das verstehen?
RS: Wir werden VLB-TIX auch nach dem erfolgreichen Marktstart kontinuierlich an die Bedürfnisse von Verlagen und Buchhandlungen anpassen. Wichtig war im letzten Jahr die Bestellübermittlung an die gängigsten buchhändlerischen Systeme. Den Ausbau des Bestellwesens werden wir weiter ausbauen. Mit Warenwirtschaftsanbietern sind wir derzeit im Gespräch zu einer bidirektionalen Dateneinbindung. Ziel ist es, historische Daten zu Bestellmengen von Vorgänger-oder Referenztiteln in VLB-TIX sichtbar zu machen.
Darüber hinaus setzen wir gerade eine Fülle neuer Funktionalitäten um, von zusätzlichen Metadaten über die Darstellung von Paketen bis hin zu digitalen Leseexemplaren. Und natürlich arbeiten wir auch im Hintergrund: das neue Format ONIX 3.0 wird umgesetzt und auch an der Darstellung von Warengruppen und Formaten wird gearbeitet.
Wichtig ist aber auch die Optimierung bestehender Funktionen. So haben wir durch die Begleitung der aktuellen Vertreterreisen wichtige Erkenntnisse gewonnen, wie wir VLB-TIX noch nutzerfreundlicher machen können.
CSR: Ein ganz wichtiger Punkt aus meiner Sicht ist die Möglichkeit für Verlage, RA-Konditionen zu hinterlegen. Auch Sonder-und Aktionspakete sollten mit den richtigen individuellen Rabatten versehen sein und Leseexemplare aus dem System bestellbar sein. Außerdem müssten für Büchertische, die man wunderbar mit diesem System zusammenstellen kann, Extra-Konditionen hinterlegbar sein.
Darüber hinaus dauert mir der Seitenaufbau von VLB-TIX teilweise noch ein wenig zu lange. Auch in Richtung der Verlage habe ich Wünsche. Weitere Zusatzinformationen wie Videos sind eine willkommende Ergänzung. Aber bitte überfrachten sie die Bühnen nicht und pflegen sie die Schlagworte optimal, da sie für uns Buchhändler eine wichtige Orientierungshilfe sind. Und vergessen Sie nicht, alle ihre Aktionspakete in der digitalen Vorschau zu präsentieren.
Was ist Ihr langfristiges Ziel? Wird die digitale Vorschau die gedruckte Vorschau vollständig ablösen?
RS: Das entscheiden letztendlich die Verlage und Buchhandlungen. Wir sind allerdings fest davon überzeugt, dass wir mit VLB-TIX einen wesentlichen Beitrag zu effizienteren Einkaufsprozessen und besseren Einkaufsentscheidungen leisten können. Oder wie es ein Buchhandelsvertreter kürzlich formuliert hat: „VLB-TIX ist die wichtigste Innovation im Buchhandel seit Einführung der Warenwirtschaft!“
Dabei bietet VLB-TIX Vorteile auf ganz verschiedenen Ebenen: Natürlich steht für Verlage die bessere Erreichbarkeit des Buchhandels und die schnellere Übermittlung von Informationen im Vordergrund. VLB-TIX bietet Verlagen aber auch die Möglichkeit, die meist händischen Prozesse bei der Erstellung von gedruckten Vorschauen und Informationsmaterialien zu automatisieren. Die damit einhergehende Standardisierung der Datenprozesse führt zu insgesamt besseren Metadaten, die sich wiederum positiv auf die Verkaufszahlen auswirken.
Für Buchhandlungen liegen die Vorteile von VLB-TIX in schnelleren und aktuelleren Informationen und in einem effizienteren Einkaufsprozess, in dem Entscheidungen auf einer besseren Informationsbasis getroffen und manuelle Tätigkeiten reduziert werden.
CSR: Ich persönlich sehe die Vorschau als reines Arbeitsmaterial, was allerdings auch mit meiner Filialstruktur zu tun hat – ich verbinde damit nichts Nostalgisches mehr.Darum möchte ich sie gerne in absehbarer Zukunft abschaffen. Ich habe dieses Frühjahr mit fünf Vertretern mit VLB-TIX gearbeitet, im Sommer möchte ich den Kreis auf zehn ausweiten und im nächsten Winter auf 15. Kleinere unabhängige Verlage dürfen sich aus Kostengründen damit gerne noch ein wenig Zeit lassen, meine A-Verlage und Vertreter aber sind wie gesagt dazu aufgefordert, zügig noch das eine oder andere zu optimieren.
Die gedruckte Vorschau ist teilweise auch ein ökologischer Wahnsinn. Wir werfen so viele Exemplare weg – von der Zeit, die meine Mitarbeiter mit dem Auspacken und Sortieren verbringen, ganz zu schweigen. Schon alleine deshalb bitte ich alle BuchhandelskollegInnen, die digitale Vorschau zumindest unter realen Bedingungen zu testen. Wenn das System dann nicht gefällt, ist es auch in Ordnung, aber Erfahrungen sollte damit jeder mal gemacht haben.
Die Fragen stellte Franziska Altepost
In der vergangenen Woche sprachen wir mit Ralph Danna über eine besondere Jubiläumsaktion
